Contrato de encargo de tratamiento
1. Partes
Cliente o responsable del tratamiento: la persona física o jurídica que contrata o utiliza VozATexto y decide subir audios para su transcripción.
Encargado del tratamiento: Almudena Ramos Curto / Gestoria Virtual 3.02, responsable de VozATexto.
2. Objeto
El encargado tratará datos personales por cuenta del cliente con la finalidad de prestar el servicio de transcripción de audio a texto y, cuando se solicite, servicios adicionales de limpieza o estructuración del documento a partir de la transcripción.
El servicio permite la descarga inmediata de la transcripción en formato TXT. Nivel 1 y Nivel 2, cuando se soliciten, se preparan posteriormente a partir del TXT y del contexto disponible, y se coordinan por correo electrónico cuando sea necesario.
3. Duración
El presente encargo se mantendrá mientras VozATexto trate datos personales por cuenta del cliente y durante los plazos necesarios para devolución, supresión, responsabilidades o cumplimiento de obligaciones legales.
4. Naturaleza y finalidad del tratamiento
El tratamiento consiste en recibir archivos de audio, procesarlos para generar una transcripción, permitir la descarga del TXT y, en su caso, preparar versiones limpias o estructuradas a partir de la transcripción y del contexto facilitado por el cliente.
5. Tipos de datos y categorías de interesados
Datos tratados:
- voz y contenido hablado en los audios;
- datos personales que puedan aparecer en la grabación;
- transcripción textual;
- datos de usuario y cuenta asociados al trabajo;
- información contextual facilitada por el cliente para preparar el documento.
Interesados:
- usuarios de la cuenta;
- personas que intervienen en las grabaciones;
- terceros mencionados en los audios.
Categorías especiales:
VozATexto no solicita activamente categorías especiales de datos. No obstante, estas pueden aparecer si el cliente las incluye en el audio. El cliente es responsable de contar con una base jurídica adecuada para tratar y subir esos contenidos.
6. Instrucciones del cliente
El cliente instruye a VozATexto para tratar los datos con el fin de prestar el servicio solicitado, incluyendo recepción del audio, procesamiento, generación de transcripción, conservación técnica necesaria, descarga, soporte, supresión y gestión de incidencias.
7. Obligaciones del encargado
VozATexto se compromete a:
- tratar los datos solo siguiendo instrucciones documentadas del cliente;
- garantizar que las personas autorizadas a tratar datos se comprometen a confidencialidad;
- aplicar medidas técnicas y organizativas razonables;
- ayudar al cliente, cuando proceda, a atender derechos de las personas interesadas;
- informar sin dilación indebida de brechas de seguridad que afecten a datos tratados por cuenta del cliente;
- no utilizar los datos para fines propios ajenos al servicio;
- suprimir o devolver los datos al finalizar la prestación, salvo obligación legal de conservación.
8. Subencargados autorizados
El cliente autoriza el uso de los siguientes proveedores en la medida necesaria para prestar el servicio:
- DigitalOcean: alojamiento de aplicación, base de datos y servicios asociados.
- Modal Labs Inc.: ejecución de Whisper en infraestructura GPU configurada en región europea.
- Stripe Payments Europe Ltd.: pagos, suscripciones y facturación cuando proceda.
- Mailgun/Sinch: envío de correos transaccionales.
- Arsis: dominio, DNS o correo asociado.
Si para servicios de Nivel 1 o Nivel 2 fuera necesario utilizar herramientas externas de IA o revisión asistida con datos reales del cliente, se informará al cliente por correo electrónico antes de utilizar dichas herramientas, identificando la herramienta o proveedor y las condiciones básicas aplicables.
Cualquier cambio relevante de subencargado se comunicará o publicará con antelación razonable cuando sea exigible.
9. Transferencias internacionales
Cuando un subencargado implique transferencias internacionales, se utilizarán garantías adecuadas conforme al RGPD, como cláusulas contractuales tipo, decisiones de adecuación u otros mecanismos válidos.
No debe interpretarse este contrato como una afirmación de ausencia absoluta de transferencias internacionales.
10. Medidas de seguridad
Entre las medidas aplicables se incluyen HTTPS/TLS, contraseñas hasheadas, verificación por correo, control de accesos, separación de entornos, registros técnicos, acceso restringido al servidor y eliminación de audios conforme a los plazos indicados.
No se afirma cifrado en reposo salvo que quede implementado, verificado y documentado técnicamente.
11. Supresión o devolución
El cliente podrá descargar las transcripciones disponibles y solicitar la supresión de datos conforme a la política de privacidad y a las opciones habilitadas en la plataforma.
Los audios completados se eliminan tras el procesamiento. Los audios cancelados se eliminan al cancelar el proceso. Los audios fallidos podrán conservarse durante un máximo de 7 días para diagnóstico o reintento.
Las transcripciones estarán disponibles durante 30 días en el panel, salvo borrado anterior por el usuario o solicitud de supresión.
Los datos sujetos a obligación legal, especialmente datos de facturación, podrán conservarse durante el plazo legal aplicable.
12. Auditoría y colaboración
VozATexto pondrá a disposición del cliente la información razonablemente necesaria para acreditar el cumplimiento del encargo, dentro de los límites de seguridad, confidencialidad y protección de terceros.
13. Descarga y solicitud de versión firmada
Este contrato debe estar disponible para consulta en la web y descargable en PDF.
Si el cliente necesita una versión firmada del contrato de encargo de tratamiento, puede solicitarla escribiendo a privacidad@gestoriavirtual30.com.